ICT
Overal bereikbaar zijn: hoe regel je dat goed?
Met het ‘nieuwe werken’ heb je als bedrijf de mogelijkheid om overal bereikbaar te zijn. Maar hoe manage je dat goed? Hoe zorg je ervoor dat je met alle mogelijkheden en applicaties de grip behoudt? Hoe kun je de communicatie organiseren en faciliteren voor je medewerkers? Vragen die steeds meer bedrijven in hun greep houden.
Zoveel keuze in communicatiemiddelen
Een vaste telefoon, smartphone, LinkedIn, Whatsapp, Teams en andere chatprogramma’s: de keuze in communicatiemiddelen lijkt wel eindeloos. Je medewerkers hebben standaard een enorme hoeveelheid applicaties openstaan en dat zorgt ervoor dat collega’s én klanten verwachten dat er via ieder beschikbaar kanaal snel een reactie komt. De druk om continu bereikbaar te zijn, neemt toe.
Maar ondertussen gaan ook de andere werkzaamheden gewoon door. Het is dus zaak om gerichte keuzes te maken als bedrijf. Dat begint niet bij de technologische keuzes, maar juist bij het kennen van je bedrijf, je mensen en de sector waarin je actief bent. Een ICT-bedrijf zal andere technologische keuzes maken dan een zorginstelling.
Bovendien adopteren jonge mensen nieuwe apps sneller dan wat oudere medewerkers, maar zij hebben ook heel andere behoeften. Jongeren zijn 24/7 online en bereikbaar via social media en gebruiken naast Google ook andere kanalen, zoals YouTube, om te zoeken naar antwoorden. Pas als je dat goed in kaart hebt gebracht, kun je gaan nadenken over de communicatiemiddelen die je in wilt zetten voor jouw bedrijf.
Een overwogen keuze
Kies voor je communicatiemiddelen het liefst één platform. Dit komt de integratie van alle communicatietechnologie ten goede. Zo kun je bijvoorbeeld kiezen voor een moderne werkplek van Microsoft: een partij die naast office-applicaties ook veel andere communicatiekanalen bieden. Toch zul je daar niet alles mee kunnen ondervangen: want naast Microsoft Office-applicaties gebruik je ook nog een eigen CRM- of ERP-systeem.
Het is dus belangrijk om vooraf goed te onderzoeken of je deze kunt koppelen met de diensten van Microsoft. En zelfs als dat kan, heeft Microsoft nog geen eigen mobiel platform. Je krijgt dus voor je bereikbaarheid toch nog te maken met een provider als KPN, Vodafone of T-Mobile.
Draagvlak en adoptie
Een succesvolle implementatie van ieder communicatieplatform valt of staat met het gebruik door je medewerkers. Draagvlak creëren is dus enorm belangrijk om te zorgen voor adoptie. Daarom is het belangrijk om al in een vroeg stadium je medewerkers bij de keuze te betrekken. Vorm een werkgroep waar niet alleen IT, facilitair en de directie deel van uitmaken, maar medewerkers uit alle lagen van je bedrijf. Technisch kun je veel organiseren en regelen, maar als je medewerkers niet met de gekozen oplossing kunnen of willen werken, bereik je jouw doel niet.
Het is dus cruciaal dat de geboden oplossing aansluit op de behoeften van je organisatie. Doet het dat niet, dan leidt dit tot frustratie bij klanten en medewerkers. Introduceer je bijvoorbeeld een chatbot op de website, dan verwacht een klant direct een reactie wanneer hij een chat opstart. Net als bij bellen. Maar bij e-mail vindt men het heel normaal om een paar uur of een dag te wachten. De verwachtingen zijn weer bij ieder communicatiekanaal anders en daar moet je als bedrijf rekening mee houden.
Overal bereikbaar zijn faciliteren
Communicatie is niet langer een wereld op zich: informatietechnologie en communicatie schuiven steeds meer in elkaar. Had je vroeger een vast toestel en soms een mobiel toestel, nu vindt er een verschuiving plaats van traditionele telecom naar de mobiele werkplek. Telecom wordt onderdeel van de IT-omgeving van je bedrijf.
Dat zorgt ervoor dat het beheer hiervan een grotere taak is voor je IT-afdeling: zij moeten immers zorgen voor de juiste apps, instellingen en zijn verantwoordelijk voor de veiligheid. Maar ook op vragen als bellen en werken vanuit huis op het (eigen) wifinetwerk zorgt voor de nodige uitdagingen voor je IT-afdeling. Ook dit is een factor waar je vooraf goed over moet nadenken bij de keuze voor een communicatieoplossing voor je bedrijf.
Integreer je oplossingen tot één platform
Losse oplossingen zijn eenvoudig aan te schaffen. Je koopt bijvoorbeeld de licenties voor een Microsoft-pakket, maar wie bel je als je vragen, of nog erger, een storing hebt? Hoe maak je van al die losse applicaties één platform? En hoe wil je geholpen worden door je leverancier als je tegen problemen aanloopt? Wil je dan contact op kunnen nemen via chat, videobellen of telefonisch? De keuze wordt er niet makkelijker op.
Om tot een goede implementatie te komen, is het belangrijk dat je een leverancier kiest waarbij je IT en telecom bij elkaar kunt houden. Eén partij die je op beide gebieden kan adviseren én die je kan helpen bij de implementatie. Die 24 uur per dag voor je klaarstaat en je helpt bij incidenten of problemen. Een partner zoals Kremer ICT.
Advies of hulp nodig?
Zie je door de bomen het bos niet meer als het gaat om de mogelijkheden van communicatietechnologie? Kun je wel wat advies gebruiken over welke technologieën het beste passen bij jouw bedrijf? Neem dan nu contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.